Le 25 janvier 2018 a eu lieu à Bulle la première édition de la Conférence suisse des organisateurs d’événements. Dootix est l’organisateur et le sponsor principal de cette conférence. Pour cette première édition, les événements fribourgeois étaient à l’honneur. Avec plus de 40 participants, la conférence a rencontré un franc succès et a fait salle comble.
Pourquoi une rencontre des organisateurs d’événements ?
En tant que prestataire de services auprès des événements, nous avons souhaité aller plus loin dans l’offre que Dootix propose aux événements.
Avec DootixEvent et DootixVolunteers, Dootix se place en expert de la digitalisation des événements en offrant aux organisateurs des logiciels innovants afin de les accompagner dans la mise en place et la gestion de leurs événements. Lors de nos nombreuses rencontres avec les organisateurs d’événements, nous avons pu constater que beaucoup rencontrent les mêmes défis et se posent des questions similaires. Nous avons donc souhaité aller plus loin dans le service que nous offrons aux événements et avons décidé de les réunir afin qu’ils puissent échanger sur les problématiques récurrentes qu’ils rencontrent au quotidien.
Première édition fribourgeoise
Pour la première édition de la Conférence suisse des organisateurs d’événements, nous avons souhaité réunir les organisateurs d’événements de la région fribourgeoise. Les événements du canton se sont déplacés en masse puisque la conférence a affiché complet peu après le lancement des inscriptions. Les participants représentaient un panel varié d’événements allant du sport à la culture en passant par les festivals de musique et les salons. Nous avons eu la chance de pouvoir compter sur des participants d’exception dont notamment l’Open Bike Haute Gruyère, l’Estivale Open air, la BerGiBike, le Rock Oz’Arènes, la Corrida bulloise, la Wake up and run, le Trophée des Paccots ou encore Morat-Fribourg.
Dans une ambiance décontractée, la conférence s’est déroulée en trois temps : un retour exclusif sur la Gordon Bennett 2017, un atelier partage de connaissances pour permettre aux participants d’échanger et une partie Pizza & Beer pour continuer la soirée en toute convivialité.
Retour sur la Gordon Bennett 2017
La première partie de la conférence a été consacrée à un retour exclusif sur la Coupe du monde aéronautique Gordon Bennett qui a eu lieu à Epagny (FR) en septembre 2017. Nous avons eu la chance de recevoir Serge Collaud, directeur de projet, et Jérémie L’Homme, responsable du bureau, qui sont revenus sur les défis organisationnels et logistiques qu’ils ont rencontrés durant les nombreux mois de préparation. Il a été très intéressant de découvrir cette organisation pas comme les autres qui émanait d’une volonté économique avec les 4 Piliers de l’économie fribourgeoise (BCF, ECAB, Groupe E et TPF) à l’origine de ce projet fou.
La Gordon Bennett 2017 avait pour ambition d’organiser une course de qualité professionnelle et de créer un engouement populaire afin de montrer le dynamisme et les compétences du canton de Fribourg.
Serge Collaud et Jérémie L’Homme ont insisté sur le professionnalisme de chaque personne qui s’est impliquée de manière bénévole au sein du comité d’organisation. Ils sont revenus sur les différentes étapes de communication de l’événement. Ce point a été un grand défi pour les organisateurs dans le but de faire connaître l’événement auprès du grand public.
Un autre thème phare de leur intervention a été la gestion des bénévoles qui a représenté un gros travail de recrutement, de fidélisation puis de gestion. Pas moins de 684 bénévoles ont été nécessaires pour remplir les 1’093 tranches horaires.
Les autres défis organisationnels qui ont été abordés par Serge Collaud et Jérémie L’Homme sont les suivants:
- L’intégration de plusieurs événements en même temps que la Gordon Bennett 2017 dont le championnat suisse de parachutisme
- La coordination générale entre les fédérations, les partenaires et le comité
- L’infrastructure et la logistique
- L’accueil et l’hébergement des compétiteurs
- La communication
- Le sponsoring
Grâce aux nombreuses anecdotes racontées, les participants ont pu prendre conscience de l’ampleur de l’organisation et du travail colossal qui a été réalisé par toutes les parties prenantes.
Lors de la partie questions / réponses, les participants ont pu poser toutes leurs questions aux organisateurs qui y ont répondu de manière précise en apportant humblement leur avis et expérience.
Atelier partage de connaissances
Cette conférence avait pour but premier de favoriser l’échange entre les organisateurs d’événements autour de thèmes importants. Animé par Eric Plancherel, ancien journaliste de la RTS, cet atelier a abordé les thèmes suivants:
- Organisation générale et communication interne
- Communication externe
- Sponsoring et finances
- Bénévoles
Grâce à un questionnaire envoyé au préalable auprès des participants, la discussion a pu être amorcée avec des témoignages concrets. De nombreux participants ont pris la parole pour raconter leur expérience, poser des questions et répondre avec des exemples concrets à des questions d’autres participants.
Il est très intéressant de constater que les défis relevés ne sont pas isolés et que de nombreux participants se sont retrouvés dans les témoignages. Les organisateurs d’événements ont souvent été rassurés de se rendre compte qu’ils n’étaient pas les seuls à rencontrer telle ou telle problématique et le fait de pouvoir en parler en groupe et chercher des solutions en commun a permis de pousser la réflexion et d’apporter des solutions concrètes aux participants.
L’apéritif Pizza & Beer a renforcé les liens entre les participants qui ont continué d’échanger autour des produits locaux concoctés spécialement pour l’occasion.
Bonnes pratiques et conseils
L’ambition de la conférence était de permettre aux participants d’échanger et surtout de repartir avec des solutions et des conseils concrets pour leurs événements. Voici ci-dessous un résumé des conseils qui sont ressortis:
- De plus en plus, les bénévoles se négocient dans les contrats de sponsoring.
- Rivella est un sponsor qui prend le temps d’étudier les offres et qui propose un sponsoring intéressant.
- Aujourd’hui, les contrats de sponsoring doivent être personnalisés.
- En termes de sponsoring, il est important d’approcher les TPF (transports publics fribourgeois) avec un concept de mobilité.
- Pour les événements récurrents mais dont les organisateurs changent chaque édition, il est intéressant de posséder une page Facebook unique qui se passe d’année en année afin de profiter d’une communauté existante.
- Lorsque nous envoyons un communiqué de presse ou un dossier aux journaux et au radios, il est important de téléphoner ensuite. Les médias ont souvent des trous à combler et il faut donc essayer d’être là au bon moment.
- En termes de transfert de connaissances, certains événements optent pour une passation en douceur: c’est-à-dire que la personne qui quitte le comité doit accompagner pendant une édition son successeur afin de le former.
- Travailler avec une plateforme pour le recrutement des bénévoles est efficace pour atteindre des bénévoles d’autres cantons qui n’auraient pas forcément eu connaissance de la manifestation. Les plateformes permettent de toucher des bénévoles qui souhaitent utiliser le bénévolat pour découvrir une région de Suisse. Certains bénévoles viennent de loin pour participer à un événement et en même temps visiter une région. Ce type de bénévole est intéressant car ils viennent de loin et restent en général pour toute la durée de l’événement. Ils ont donc du temps à consacrer.
- Les étudiants peuvent être une catégorie de bénévoles intéressante car ils viennent souvent en groupe et peuvent toucher beaucoup de monde autour d’eux. Ce sont néanmoins des bénévoles moins fidèles au fil des années puisqu’ils finiront par quitter le monde estudiantin.
CSOE, la suite
Au vu du succès de la première édition et de l’engouement auprès des organisateurs d’événements, Dootix va très certainement réitérer l’organisation de la Conférence suisse des organisateurs d’événements dans d’autres régions de Suisse.