Digitaliser ses processus pour une meilleure gestion de ses chantiers

L’entreprise Fire System, leader en Suisse romande dans la protection incendie passive, collabore avec Dootix afin de digitaliser la gestion de ses chantiers. Créée il y a bientôt 20 ans, elle a ainsi compris que pour continuer à satisfaire ses clients avec un service de qualité et pour rester compétitive sur le marché, un virage dans le numérique était nécessaire. Retour sur cette collaboration.

Qui est Fire System ?

Fire System c’est plus de 100 collaborateurs répartis dans 4 succursales en Suisse romande. L’année prochaine, elle fêtera ses 20 ans. Le succès de cette PME ? S’adapter à son environnement, toujours chercher à innover et assurer un service de qualité à ses clients. Dans ce contexte, Fire System a vite compris le potentiel que représentait la digitalisation et a ainsi décidé d’en tirer profit.

Une première analyse pour résoudre le bon problème

Actuellement, le transfert d’informations des chantiers à l’administration se fait sur papier. L’administration s’occupe de retranscrire ceci sur Excel afin d’établir les devis et les factures et de les envoyer soit aux clients, soit à nouveau aux monteurs et aux techniciens pour qu’ils puissent retourner sur le chantier pour le travail de montage et d’inspection.

Double voire triple-saisies d’informations, risque d’erreurs élevé, perte de temps, etc. Ce sont les premières constations qu’a pu faire Dootix grâce à une analyse détaillée des flux de travail et à des discussions directement avec les collaborateurs de Fire System.

Cette étape était nécessaire pour que nous puissions comprendre le parcours des collaborateurs et proposer une solution adaptée à leur manière de travailler tout en optimisant les tâches inutiles ou redondantes.

« Il nous fallait une société qui puisse se fondre dans notre métier et ressortir avec simplicité un logiciel adapté à ce que l’on fait. »

Nicolas Sonney, Directeur Fire System, à propos de Dootix

Un logiciel sur mesure pour gérer les chantiers

Chez Fire System, il faut distinguer deux choses : la première concerne les monteurs et les techniciens sur le terrain. Ils prennent des mesures, font le travail de montage et inspectent les travaux finis. De l’autre côté, il y a l’administration qui s’occupe de collecter les informations des monteurs et des techniciens et qui envoient les différents devis et factures aux clients.

Une fois cette partie d’analyse terminée, nous avons pu proposer un logiciel sur mesure à Fire System correspondant à ses besoins et à sa manière de travailler.

Notre travail repose sur deux parties : une application sur tablette pour les monteurs et les techniciens et une partie web consacrée à l’administration. Sur le terrain, les mesures peuvent être directement entrées via la tablette et transférées automatiquement à l’administration pour traitement. La tablette permet également de visualiser les différents chantiers avec des informations précises sur l’emplacement des réalisations de Fire System.

De l’autre côté, à l’administration, il est désormais possible de générer automatiquement des devis et des factures via l’interface web grâce aux données récoltées sur la tablette.

Les bénéfices

Interface de la tablette utilisée par les monteurs et techniciens de Fire System

Pour Fire System, les bénéfices d’une telle solution sont multiples. Dans un premier temps, nous supprimons toutes les tâches inutiles et celles qui sont effectuées à double. Ceci engendre bien évidemment un gain de temps considérable puisque le transfert d’informations est plus fluide et que les divers documents sont générés automatiquement. De plus, les monteurs économisent également sur les trajets qu’ils font sur les chantiers. On parle notamment d’une réduction de l’empreinte écologique pour Fire System ; moins de papier et moins de déplacements en voiture.

Par ailleurs, les collaborateurs ont ainsi plus de temps à consacrer aux clients pour leur fournir un service optimal. Nous supprimons les tâches pour lesquelles l’humain n’apporte pas de valeur ajoutée. Cela donne également plus de temps pour la recherche de nouveaux clients.

Et l’investissement ?

Plusieurs se demanderont : « Et quels sont les coûts d’un tel logiciel ? Tout le monde ne peut pas se le permettre ! » En effet, il est clair que lorsque vous souhaitez partir dans du développement sur mesure, vous devez investir de l’argent mais aussi du temps. Mais les bénéfices apportés sur le long terme rentabiliseront souvent rapidement votre investissement. Vous faites face à un choix : est-ce que je continue à perdre du temps et de l’argent pour des tâches inutiles ou est-ce que j’investis pour rester compétitif sur le long terme et au final, gagner de l’argent ?

En conclusion

Le logiciel de Fire System est en cours de finalisation. Les collaborateurs vont pouvoir l’utiliser prochainement. Pour la plupart, ils ont déjà testé le logiciel au cours de son développement afin de nous faire part de leur feedback sur les fonctionnalités développées. Il n’y aura dès lors pas de surprise lorsqu’ils disposeront du logiciel final puisqu’ils ont déjà pu se familiariser avec.

Nous sommes ravis de pouvoir collaborer avec cette entreprise de la région pour un projet de cette ampleur et de l’aider à optimiser ses processus grâce à nos services.

Témoignage vidéo Nicolas Sonney, Directeur de Fire System

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