Historiquement, Revitool a été développé sur Excel. Au fur et à mesure des années, cet outil a eu beaucoup de succès et un nombre important de personnes l’utilisent. Toutefois, avec le poids des années et les nombreuses mises à jour d’Excel, Revitool avait atteint ses limites pour plusieurs raisons. Découvrez ci-dessous les explications qui ont poussé le Team Revitool à adapter leur outil aux technologies actuelles.
Revitool, l’outil de révision pour les contrôles restreints
Aujourd’hui, parlons comptabilité : beaucoup de chiffres et d’incompréhension pour ceux qui ne sont pas du domaine mais la comptabilité est un élément essentiel du bon fonctionnement d’une entreprise. En 2019, nous avons été contactés par la section fribourg de Fiduciaire Suisse. Cette association a pour but de promouvoir et de fédérer les acteurs du domaine fiduciaire ainsi que leurs activités et la formation professionnelle. Dans ce contexte, elle a créé le Team Revitool et nous a mandatés pour l’amélioration de l’outil de révision Revitool. Ce dispositif, basé auparavant sur Excel, permet aux personnes agissant en qualité de réviseurs d’effectuer des contrôles restreints pour leurs clients plus simplement en suivant les différentes étapes. Ils disposent des informations utiles afin de délivrer un document complet, chose qui prend beaucoup de temps s’ils doivent le faire par eux-mêmes.
Les limites d’Excel
Comme indiqué ci-avant, Revitool est un outil qui a été développé sur Excel. Toutefois, pour effectuer un contrôle restreint, il faut entrer un nombre important d’informations dans le fichier, avec beaucoup de calculs et de formules, sur plusieurs feuilles différentes. Nous utilisons tous Excel de temps à autre dans notre travail et nous savons à quel point il peut devenir compliqué lorsqu’il y a beaucoup d’informations en jeu. On ne retrouve plus les informations souhaitées, on ne comprend plus quelle information est liée avec quelle cellule et que représente telle ou telle formule… bref, une vraie usine à gaz. Il s’agit d’une des premières limites contraignantes à l’utilisation d’Excel. Très pratique au début, il peut vite représenter une perte de temps et d’énergie.
Dans une autre mesure, Excel est un logiciel qui doit être physiquement installé sur votre ordinateur. Qui dit installation de logiciel, dit également mises à jour régulières afin d’avoir la dernière version du logiciel, au goût du jour. Et c’est bien connu, en général, il y a toujours des bugs qui apparaissent. Cela a été un gros problème pour le Team Revitool puisqu’il fallait, à chaque nouvelle mise à jour, modifier et adapter l’outil car l’une ou l’autre fonctionnalité ne marchait plus. Ce travail demandait beaucoup de temps et était contraignant. D’autant plus que tous les utilisateurs n’utilisent pas la même version d’Excel en même temps. Des fonctionnalités pouvaient marcher chez certains et plus chez d’autres.
Enfin, au-delà de l’aspect technique de l’utilisation d’Excel, la question de la sécurité des données se posait. En effet, les informations entrées dans Excel concernent des données sensibles d’entreprises sur leur situation financière et leur comptabilité. Vous pouvez certes protéger votre fichier par un mot de passe mais il n’y a aucun contrôle d’accès de l’utilisateur et n’importe qui pourrait potentiellement avoir accès à votre ordinateur pour en extraire des informations sensibles.
Pour résumer, il y a trois éléments majeurs qui ont encouragé le Team Revitool à adapter leur outil : la fluidité du processus de révision, l’adaptation aux technologies actuelles et la sécurité.
Un outil web sur mesure
C’est à ce moment-là que Dootix intervient. Après plusieurs discussions avec les représentants du Team Revitool, nous avons pu leur proposer la chose suivante : bannir purement et simplement Revitool sous sa forme Excel et créer depuis la base un outil sur mesure.
En analysant les besoins, nous avons compris qu’il leur fallait un outil adapté à leur manière de travailler et pas l’inverse. Nous avons ainsi disséqué chaque étape, chaque processus, tout en cherchant à les optimiser afin que l’expérience utilisateur soit optimale.
Par ailleurs, chez Dootix, nous ne croyons plus aux logiciels qui doivent être installés sur les ordinateurs. Nous croyons aux solutions web, disponibles depuis n’importe où et depuis n’importe quel appareil. Nous nous occupons des mises à jour du système sans que le client ne se rende compte de quoi que ce soit. En travaillant de manière agile, chaque adaptation est testée et approuvée par le client avant de mettre à jour le logiciel.
Avec notre solution, chaque utilisateur doit suivre les différentes étapes pour qu’un contrôle restreint soit effectué de manière complète et avec les bons renseignements. Il y a des informations obligatoires à entrer et des calculs qui sont faits automatiquement par notre système. Avec cette manière de faire, chaque contrôle est validé uniquement lorsque toutes les informations nécessaires ont été entrées correctement dans le logiciel.
En termes de sécurité, il y a désormais un système de connexion par utilisateur avec un mot de passe. Nous avons également mis en place une gestion des utilisateurs avec contrôle des accès. Compte tenu des informations sensibles qui sont recensées, il était important pour le Team Revitool de proposer à ses utilisateurs un outil sécurisé dans lequel ils peuvent avoir totalement confiance.
Un autre avantage cette fois-ci plutôt pour les gestionnaires de Revitool, c’est la mise en place d’un système de paiement de licence. Il est désormais beaucoup plus pratique de gérer l’accès au logiciel en offrant la possibilité aux membres de payer une licence d’utilisation pour une durée déterminée.
« Nous avons eu une bonne expérience avec Dootix. »
Herbert Schaller, Responsable de projet
Investir pour mieux revenir
On comprend désormais les raisons qui ont poussé le Team Revitool à adapter leur outil. Il est toujours difficile de changer les habitudes et de se lancer dans un projet de transformation. Toutefois, il est indispensable de le faire si vous souhaitez vous adapter aux changements, à l’évolution de notre temps. Des outils développés il y a 10-15 ans et qui étaient révolutionnaires à l’époque, ne le sont plus forcément aujourd’hui. Le plus grand challenge dans ce type de projet est d’oser entreprendre le changement oui, mais il est surtout primordial de trouver une solution adaptée pour maintenant et également pour le futur. Rien ne sert de remplacer un outil dépassé par un autre outil qui sera dépassé dans peu de temps. Le travail de réflexion sur le type d’outil et la technologie utilisée est tout aussi important que le nouvel outil qui sera mis en place.
