Nous avons souvent de la peine à se défaire de nos bonnes vieilles habitudes. Nous appréhendons le changement mais nous avons tendance à oublier à quel point il peut en sortir du positif. Dans le cadre de notre collaboration avec Fribourg Tourisme et Région, nous les avons justement accompagnés dans le changement. De la gestion manuelle au digital, découvrez quel est l’outil qui a été développé et en quoi celui-ci leur a permis de gagner un temps précieux qu’ils pourront désormais consacrer à leurs clients.
Fribourg Tourisme et Région
Fribourg Tourisme et Région est l’office de tourisme de la ville de Fribourg et s’occupe ainsi de promouvoir les différentes activités de notre belle région. Vous avez ainsi la possibilité de les contacter pour réserver plusieurs types d’activités comme le golf urbain ou le petit train touristique pour visiter la ville.
Depuis toujours, les réservations se font par téléphone ou par mail et le personnel de Fribourg Tourisme et Région s’occupe de les gérer… de manière manuelle. Conscients du potentiel que pouvait leur apporter la digitalisation en termes de gain de temps et de diminution d’erreurs de saisie notamment, ils ont pris les devants afin de digitaliser leur processus de réservation.
La collaboration
Fribourg Tourisme et Région et Dootix se connaissaient déjà. En effet, nous avions d’ores et déjà collaboré lors de la création d’une borne interactive dans le cadre d’une exposition des Chemins de Fer du Kaeserberg au Musée Suisse des transports de Lucerne. Nous avions développé la technologie qui permet aux visiteurs du musée de s’organiser une journée d’activités à Fribourg via la borne.
Ils nous ont ainsi recontacté pour le développement d’un outil de gestion sur mesure pour la réservation des diverses activités qu’ils proposent à leurs clients.
« Je recommanderais Dootix pour leur flexibilité et la bonne collaboration. »
Emilie Dafflon, responsable du projet Fribourg Tourisme et Région
Le logiciel
Fribourg Tourisme et Région a ainsi opté pour un outil sur mesure. Jusqu’à maintenant, tout était fait manuellement sur papier et stocké dans des classeurs fédéraux. Le problème ? Le risque de pertes de données, les erreurs de saisie et le temps perdu. On imagine bien qu’avec le temps, Fribourg Tourisme et Région possède une base de données clients non négligeable, raison pour laquelle la tâche devenait trop fastidieuse.
Alors pourquoi un logiciel sur mesure ? Fribourg Tourisme et Région a sa propre manière de gérer les réservations, avec ses spécificités, et aucun logiciel du marché ne correspondait à ses besoins. Dès lors, nous avons analysé le parcours utilisateur et le parcours client afin de leur proposer un outil 100% adapté. Le but étant de fluidifier ce parcours au maximum pour le rendre simple et facile à utiliser. Chaque activité proposée a ses propres spécificités et ses propres conditions. Nous avons dès lors dans un premier temps répertorié tout ceci afin de le retranscrire dans le logiciel.
La digitalisation oui mais nous ne remplaçons pas le papier pour perdre encore plus de temps, ce qui peut souvent être le cas si la problématique n’est pas correctement identifiée. Résoudre un problème oui, mais il faut savoir régler le bon problème avec les bons outils.
Les bénéfices
Au-delà du gain de temps, le logiciel permet également d’éviter les erreurs de saisie manuelle. De plus, certaines tâches ont désormais été automatisées ce qui permet aux collaborateurs de se concentrer sur l’expérience de leurs clients plutôt que de perdre du temps à saisir des informations.
Le suivi est également important. En effet, grâce à une base de données désormais complète de ses clients, Fribourg Tourisme et Région peut également ressortir des statistiques fiables en peu de temps. Cela lui permet d’analyser et de voir quelles activités marchent le mieux et lesquelles doivent être améliorées, ceci toujours dans un but d’optimisation de l’expérience client.
Fribourg Tourisme et Région a bien compris les enjeux de cette digitalisation et a su en tirer profit. Grâce à cette étape clé, ils vont continuer à optimiser pas à pas leurs processus.
Que peut-on en retirer ?
En résumé, la digitalisation ne veut pas forcément dire qu’il faille tout changer au sein de votre entreprise, loin de là. Des petits changements, étape par étape, vous permettent ainsi d’appréhender de manière sereine les nouveaux outils tout en gagnant déjà du temps et en réduisant vos coûts.
Nous tenons également à inclure nos clients dans le processus de développement afin de nous assurer de leur délivrer un outil qui leur correspond. Le choix de votre partenaire logiciel est ainsi primordial et ne doit pas être fait sur la seule base des compétences. Le facteur humain joue un rôle important et vous devez être prêts à « mouiller votre chemise » pour que nous puissions vous accompagner de manière optimale dans votre transition digitale.
