En octobre 2016, le comité de la Gordon Bennett 2017 (GB2017) a sélectionné Dootix comme partenaire logiciel pour l’organisation et la gestion de cette Coupe du Monde aéronautique. Les besoins étaient triples:
- Gestion des commissions d’organisation
- Gestion des inscriptions des NAC (National Aero Clubs) et des équipages, y compris des logements
- Inscription et gestion des bénévoles (plus de 1’000 créneaux horaires nécessaires)
DootixEvent a été utilisé pour les points 1 et 2 et pour la gestion des bénévoles, c’est DootixVolunteers qui est entré en jeu.
La gestion du comité et des commissions
Les logiciels DootixEvent et DootixVolunteers ont été développés avec les organisateurs de la Fête Fédérale de Musique 2016 (FFM2016) et la Gordon Bennett 2017 était alors un nouvel événement d’envergure à utiliser nos logiciels de gestion. Pari réussi puisque la GB2017 a très apprécié le partenariat ! Nous avons ainsi permis à plus de 140 membres du comité d’organisation de collaborer à l’organisation de la Gordon Bennett. Ces utilisateurs faisaient tous partie de commissions différentes et avaient donc tous des accès différents. Une gestion performante des droits (ACL) était nécessaire. Chaque commission (comité, sponsoring, inscription des équipages, bénévoles, bureau, etc.) dispose d’un espace cloisonné. Dans cet espace se trouvent un cloud pour stocker et partager les fichiers, une gestion des tâches, un calendrier partagé et un système de communication (email et sms). Chaque espace appartient donc à une commission et uniquement les utilisateurs autorisés (soit en lecture soit en mode collaboratif) peuvent y accéder. En plus de ces espaces, un CRM (Customer Relationship Management) permet de gérer toutes les informations concernant les contacts ayant un lien avec l’événement (sponsors, fournisseurs, équipages, NAC, bénévoles, comité, etc.). En plus d’enregistrer les informations, le CRM permet aussi de contacter ces personnes en sélectionnant les groupes auxquels les utilisateurs font partie.
Cette gestion interne a été performante puisqu’elle a permis aux membres de collaborer efficacement grâce à la centralisation des outils. Jérémie L’Homme, qui chapeautait la relation Dootix – GB2017, nous a remonté beaucoup de retours positifs de la part des organisateurs. Notre disponibilité et la robustesse de nos solutions ont spécialement été mis en avant.
Les inscriptions des équipages
La gestion des inscriptions des aéroclubs nationaux a commencé en décembre 2016 directement via DootixEvent. La plateforme centralisée a permis à chaque nation disposant de son NAC de proposer les équipages souhaitant participer à la Gordon Bennett 2017. Notre outil de gestion des inscriptions a permis l’enregistrement de toutes les propositions d’équipage, puis nous avons pu créer les comptes d’inscription finaux, permettant aux équipages de s’inscrire définitivement via notre plateforme. DootixEvent a ainsi été le lien entre les équipages des quatre coins du monde et les organisateurs à Fribourg. Nous avons géré toutes les informations relatives aux équipages: coordonnées, données du ballon, assurances, équipe de suivi, etc. Une fois ces équipages inscrits, il a fallu gérer leurs logements et attribuer les appartements et chambres d’hôtel nécessaires à chacun. Notre outil a été le fidèle compagnon de tous les équipages durant les mois qui ont précédé l’événement et y compris durant les derniers préparatifs avant le départ donné le 8 septembre.
Les bénévoles, un pari réussi
Une si grande et si belle manifestation n’aurait pas pu avoir lieu sans l’appui de nombreux bénévoles. Tous les bénévoles ont ainsi pu s’enregistrer et s’inscrire à l’événement via notre outil spécialisé dans la gestion des bénévoles, DootixVolunteers. Pas moins de 684 personnes se sont inscrites sur notre plateforme et ont aidé à remplir les 1’093 créneaux bénévoles recherchés. Les plannings et horaires de chaque bénévole ont été créés directement via notre outil, puis transmis à ces derniers via la plateforme. Une véritable révolution dans le monde de la gestion des bénévoles, que nous savons tous fastidieuse ! Terminé les problèmes de recrutement, de gestion des inscriptions et de création des horaires, DootixVolunteers accompagne l’organisateur dans toutes ces étapes cruciales. L’aspect communautaire est largement mis en avant avec DootixVolunteers: avec la création d’un compte personnel pour chaque bénévole, notre communauté grandit de jours en jours, permettant ainsi aux futurs événements d’être plus sereins dans le recrutement de leurs bénévoles, puisque notre communauté pourra être activée pour aider les événements.
En résumé nous remercions tous les bénévoles qui ont oeuvrés lors de la Gordon Bennett 2017 et remercions aussi le comité de la GB2017 d’avoir fait confiance à Dootix et ses deux solutions de gestion d’événement. Le défi a été relevé avec succès, l’événement a marqué les esprits et nos solutions sont maintenant encore plus performantes et robustes qu’elles ne l’étaient.
N’hésitez plus, si vous souhaitez organiser un événement de façon performante, facilitée et professionnelle, contactez nous sans attendre ! info@dootix.com
