Début 2018, Dootix a obtenu deux mandats quasiment en même temps pour deux solutions distinctes mais semblables de gestion des membres. En effet, la Fédération Vaudoise des Jeunesses Campagnardes (FVJC) avec ses 8’000 membres et le club de natation Genève Natation 1885 (GN1885) avec ses 2’500 membres ont tous les deux décidé de faire confiance à Dootix pour une solution de gestion des membres personnalisée.
Pourquoi ne pas utiliser une solution existante ?
Certains d’entre vous vont rapidement se poser cette question car, sur le net, beaucoup de solutions de gestion des membres existent déjà.
Dans le cas de la FVJC, le choix est assez simple, la solution utilisée jusque là, basée sur Microsoft Access devenait obsolète et difficile à maintenir, une nouvelle solution devait être trouvée. Et comme la FVJC a des besoins spécifiques (la gestion des sports, des résultats, des sociétés de jeunesse en plus des membres, etc.), une solution sur mesure s’imposait.
Pour GN1885, le club avait, avant de nous rencontrer, tenté d’utiliser des solutions « club » existantes, permettant de gérer un club générique. Le problème dans ce cas est que l’association doit s’adapter au logiciel et à sa façon de gérer, et aucune solution logicielle ne permettait de s’approcher suffisamment de leur façon de travailler pour que GN1885 puisse l’adopter. Et dans ces solutions existantes, aucune ne peut être personnalisée. Notre approche les a donc immédiatement convaincus.
Notre approche
Comme vous le savez, nous utilisons la méthodologie Agile pour développer les solutions que nous mettons en place pour les clients. Afin de ne pas se retrouver avec des mandats trop onéreux pour les associations, nous tentons de standardiser au maximum ce qui est réalisable dans le backend, tout en personnalisant complètement ce qui concerne le client (ainsi les informations stockées sur un membre, sur une société, les cotisations, etc. sont entièrement customisées pour les besoins du client). On se retrouve donc avec une solution 100% adaptée, mais qui se base sur des parties de code communes. Nous customisons la solution sous forme de Sprints Scrum de deux semaines. Ainsi, toutes les deux semaines, le client peut tester et évaluer les progrès réalisés et nous faire part de ses remarques. Le cas échéant, ceci nous permet de ne corriger que des petits détails présents sur deux semaines et non de gros éléments de plusieurs mois qui se verraient ainsi être coûteux pour le client et pour Dootix.
La solution développée est web, accessible partout en tout temps, et responsive (ainsi adaptée à tous les appareils, de l’ordinateur au téléphone). Nous fournissons la solution complète (grâce aux compétences de notre développeur Full Stack), du développement de l’application à l’hébergement en passant par les sauvegardes de la solution. Notre solution est ainsi fournie sous forme de SaaS.
La FVJC
La FVJC détient maintenant une solution complète de gestion de membres. Ainsi les 8’000 membres sont gérés via le système, les cotisations sont facturées et suivies, les doublons sont contrôlés et repérés (existence dans les anciennes données de doublons de membres), les commissions de la FVJC sont répertoriées, avec les membres, ainsi qu’une multitude d’autres fonctions. Tout ceci leur permet de disposer d’un système solide et performant pour les années à venir (dont le 100ème de la fédération en 2019). Nous travaillons ensuite sur la gestion des sports, avec le développement d’une application mobile pour entrer les résultats directement pendant l’épreuve, le stockage des résultats et le développement d’un portail d’inscription au sport pour les sociétés.
GN1885
Pour l’association GN1885, nous avons développé une solution gérant toute l’école de natation avec l’importation de données depuis un système de paiement externe (SquareSpace), l’enregistrement et le contrôle des membres, l’inscription et la gestion des présences aux cours. Nous travaillons maintenant sur la gestion des actifs avec un portail d’inscription puis une couche permettant la facturation automatique des membres sera développée.
Les coûts
Pour ne rien cacher, il est clair que le développement d’une solution sur mesure est plus onéreuse que d’utiliser une solution standard partagée entre plusieurs clients. Notre solution est par contre complètement adaptée au client et est ainsi plus intuitive et facile à utiliser pour notre client. Le temps gagné sur une solution standard permet de rapidement rentabiliser l’investissement, sans compter la diminution du stress et la mauvaise utilisation d’une solution qui n’est pas adaptée et peu ou mal utilisée. Nous croyons fermement à une solution sur mesure pour les associations, même si cette solution est probablement adaptée pour des associations de 1’000 membres ou plus. Si votre association en a assez de travailler avec un système non adapté et peu intuitif (ou pas de système du tout…), n’hésitez pas à nous contacter : www.dootix.com/fr/contact
