Morges, cette commune située au bord du lac Léman, a fait appel aux services de Dootix pour deux de ses entités : le sport et la culture. Tous les deux avec la même problématique : la gestion obsolète des subventions.
L’histoire a d’abord commencé avec l’Office des sports. En effet, chaque année, les clubs sportifs morgiens ont la possibilité de déposer une demande de subventions afin d’obtenir des financements pour les diverses activités du club. Ils remplissent chaque année un formulaire comprenant les informations nécessaires à l’Office des sports pour effectuer les versements. Chaque année, il s’agit du même formulaire avec quasiment les mêmes informations. L’Office des sports a décidé de dire stop et de digitaliser ce processus répétitif en développant un logiciel sur mesure. Au-delà de l’aspect redondant de la tâche, la sécurité des données était en jeu puisque certains formulaires étaient remplis sur papier et d’autres étaient envoyés par mail. Les données étaient éparpillées à plusieurs endroits et l’Office des sports ne disposait d’aucun historique centralisé par club, ce qui rendait la traçabilité des informations presque impossible. Le même raisonnement a été fait par l’Office de la culture qui utilise quasiment le même système de gestion des subventions.
» Dootix nous a fourni une solution sur mesure, rapidement et avec un grand sens du service (réactivité, adaptation, etc.). «
Christelle Joly, Cheffe de l’Office de la culture de la Ville de Morges
Dootix a ainsi développé un logiciel sur mesure ou plutôt deux logiciels : une plateforme dédiée aux clubs et associations pour entrer leurs données et effectuer leurs demandes de subventions et une autre plateforme pour les responsables des Offices des sports et de la culture pour recevoir et gérer ces demandes de subventions. Nous avons ainsi pour résumer digitalisé tous les types de formulaires utilisés à l’époque par les deux services dans un seul logiciel. Grâce à un système de validation, l’utilisateur peut choisir le formulaire souhaité (ordinaire ou extraordinaire) et celui-ci s’adapte en fonction du type de la demande et des critères y relatifs. Ce système permet aussi de responsabiliser les clubs et associations car ils doivent désormais s’occuper eux-mêmes de gérer leurs données via la plateforme grâce à des accès sécurisés.
De l’autre côté, une fois les dossiers analysés, les responsables des subventions peuvent informer automatiquement les clubs et associations via la plateforme du statut de la demande. Un système de communication a également été mis en place pour que la Ville de Morges puisse envoyer des messages aux différents clubs et associations.
